Geschäftspost auch aus dem Home-Office versenden?

Flexible Arbeitswelten Briefversand aus dem Home Office

In den Zeiten von Coronavirus, Kontaktsperre, Quarantäne oder Ausgangssperre sowie in einer insgesamt flexibleren Arbeitswelt geht es darum, alle wichtigen Aufgaben im Unternehmen weiterhin sicher erledigen zu können. Dazu gehört auch der Versand wichtiger Briefpost wie z.B. Rechnungen, Mahnungen, Angebote, Serienbriefe oder einfach allgemeine Mitteilungen an Ihre Kunden.

Und wenn nun die gesamte Poststelle geschlossen wird oder diejenigen, die die Briefe versenden, plötzlich in Quarantäne müssen? Oder das Betriebsgelände wird für die Postabholung geschlossen? Dann gilt es, die Prozesse so anzupassen, dass Ihr Unternehmen trotzdem optimal aufgestellt ist:

Jeder Home Office Arbeitsplatz sollte schnellstmöglich so eingerichtet werden, dass Mitarbeiter von zuhause via Internet möglichst komfortabel und sicher arbeiten können. Auch im Betrieb oder Büro verbleibende Mitarbeiter müssen handlungsfähig bleiben und übergangsweise Prozesse neu definieren.

Dabei entstehen für eine Vielzahl von Unternehmen folgende Fragen:

• Wie sollen Briefe ohne Frankiermaschine und Kuvertiermaschine verschickt werden?

• Wie kann ein Home-Office-Arbeitsplatz optimal organisiert werden?

• Braucht jeder Mitarbeiter zuhause einen eigenen Drucker, um Briefe zu versenden?

• Wie können die Unternehmensprozesse vorübergehend einfacher gestaltet werden, so dass das Unternehmen weiterarbeiten kann und eine Gefährdung durch das Corona-Virus möglichst ausgeschlossen wird?

• Wie werden Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter während der Pandemie umfassend und optimal per Briefversand informiert?